Een blijvend succesvolle Odoo implementatie!

Analyse

In de analyse fase onderzoekt Therp de business processen in samenspraak met de inhoudelijk deskundigen van de klant. De beste aanpak hierbij hangt mede af van de grootte en complexiteit van de organisatie, hoe goed de processen al in kaart zijn gebracht en of herinrichting van processen aan de orde is. Als nodig worden de specificaties volgens één van de gebruikelijke industrie standaarden genoteerd. Soms volgt een 'gap-analye'. Dit is een vergelijking van de specificaties en de mogelijkheden van Odoo. Misschien werkt Odoo standaard niet zoals u wenst en is een extra inspanning noodzakelijk om de software naadloos op uw organisatie te laten aansluiten.

Setup & hosting

De technische installatie en inregeling back-up vindt plaats op een (virtuele) server. Bij u op locatie of in de cloud, u kiest en wij regelen het indien gewenst. De OTAP aanpak, waar veranderingen aan de productie-omgeving meerdere stappen doorloopt, is standaard werkwijze.  OTAP staat voor Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie. De werkwijze voorkomt fouten en problemen in de productie-omgeving. M.b.v. de “ Buildout ” tool is automatisch een Odoo installatie van bijvoorbeeld Acceptatie naar Productie over te zetten. De tool vergemakkelijkt ook het beheer van OTAP en zorgt dat de bron + versie van alle apps correct wordt bijgehouden.

Standaard implementatie

Het daadwerkelijk inrichten van Odoo, daar gaat het om bij implementatie. Dit betreft allereerst het bij elkaar zoeken en installeren van de benodigde modules, het toekennen van rechten aan gebruikers in uw organisatie en het configureren van de diverse instellingen. Ook het aanmaken van specifieke rapportages, het opmaken van documenten in de huisstijl, of automatisch te genereren meldingen, hoort bij het werk. En mogelijk is er een nog fijnere afstemming op de organisatie gewenst en heeft u wat maatwerk nodig. Naast de technische zaken is goede communicatie, vertrouwen en begeleiding van gebruikers van groot belang.

Dataconversie

Een nieuw systeem betekent doorgaans het migreren van bestaande data die ook op consistentie gecontroleerd moet worden. Denk aan relaties, producten, prijslijsten, projecten, gebruikers en financiële gegevens. Therp ondersteunt u hierbij volledig of migreert de data voor u. Als de huidige gegevens in goed beschreven SQL-tabellen zijn opgeslagen, kunt u aangeven welke tabellen te converteren. Als gegevens uit andere bronnen komen kan een .csv bestand worden gebruikt.

Maatwerk

Uiteraard kan Therp ook schermen aanpassen en nieuwe rapportages ontwikkelen, workflows wijzigen of nieuwe functies programmeren. Er zijn bijna altijd wensen die uniek voor een organisatie zijn. Of processen die in detail in Odoo niet werken zoals u dat wenst.  Voor het ontwikkelen of wijzigen van functies gebruiken we ‘user stories’ die we bespreken met de klant. Als deze zijn goedgekeurd gaan we daadwerkelijk aan de slag met coderen. Ons werk is van hoge kwaliteit en staat goed aangeschreven in de internationale community . Wij publiceren onze apps graag.

'Agile/scrum'

Implementeren en programmeren doet Therp bij voorkeur volgens de principes van ‘ agile development ’. Deze methode betekent dat klant en leverancier nauw samenwerken om steeds na een korte periode een van te voren afgesproken functionaliteit op leveren, die de organisatie direct voordeel oplevert. Bij een dergelijke aanpak is de klant ook voortdurend betrokken bij het verloop en niet pas aan het einde van de rit. De implementatie is voor beide partijen een intensief proces. Onderling vertrouwen en een goed persoonlijk contact zijn daarom onontbeerlijk.

How-to

Therp verzorgt trainingen – bij voorkeur op de werkplek- voor eindgebruikers en key-users. Zij leren in een meestal korte training hun werk goed uit te voeren met Odoo. Ook de eventuele (applicatie) beheerders kunnen door ons opgeleid worden. We maken soms handleidingen, soms is het een goed idee als de klant dat zelf doet, vaak is een (korte) training voldoende, vanwege de eenduidige interface en het web-gebaseerd werken. Er zijn ook diverse online naslagwerken voor algemene functionele en technische zaken.

Support

 Tijdens kantooruren, en daarbuiten als nodig, levert Therp support. Therp heeft altijd minstens twee collega’s die goed op de hoogte zijn van uw implementatie. Onze Odoo issuetracker speelt een belangrijke rol bij het afhandelen van issues. U kunt altijd voor een support-contract bij ons terecht. Als u van een andere leverancier komt zijn er wel vaak aanpassingen nodig om uw implementatie aan onze kwaliteitseisen te laten voldoen.

Projectmanagement

Afstemming, overleg en het monitoren van afspraken en planning zijn belangrijk om een project succesvol af te ronden. Niet altijd wordt de scrum-aanpak gebruikt voor implementatie en ontwikkeling. Bij grote projecten werken wij met een externe projectmanager. Naast Odoo zelf (user stories, issues, projecten, taken, documenten, tijdschrijven) zetten wij ook andere open source tools in ter ondrsteuning. Bijvoorbeeld Spreed voor communicatie of Gitlab voor een eigen Git ontwikkel omgeving.

Upgrade

Regelmatig komt een nieuwe versie van Odoo uit. Wanneer dat wegens de nieuwe functies voor u zinvol is, kunt u migreren. Therp heeft veel ervaring met het OpenUpgrade project en stond aan de wieg ervan. We zijn dus altijd in staat, ook uw eventuele maatwerk, naar een nieuwe versie op te waarderen. Echter er is geen verplichting naar een nieuwe versie over te stappen en er zijn ook andere migratie opties . Dverse klanten staan een versie of 2 over.

Beveiliging

Privacy en beveiliging van de gegevens van klanten staan bij ons hoog in het vaandel. We maken per definitie gebruik van de nieuwste beveiligingsstandaarden binnen Odoo en de onderliggende platformen en technologieën. We volgen strikte procedures en dragen regelmatig bij aan het verbeteren van de security van Odoo, zo  leverden we de code om backup's te versleutelen en Letsencrypt te integreren. We kunnen overweg met 2 factor authenticatie.
 

Applicatielandschap

In grotere of complexere organisaties kan Odoo eenvoudig ingebed worden in het het bestaande applicatie-landschap. De architecten van Therp voorzien in koppelingen met andere systemen en helpen verouderde software stapsgewijs uit te faseren, zonder dat uw werk onderbroken wordt. Een koppeling met het  Document Management System Alfresco is momenteel populair.

Performance

Uw bedrijf of organistie groeit. Van tientallen transacties per dag tot tienduizenden of een veelvoud. Het aantal gebruikers en locaties verdubbeld, het aantal producten stijgt exponentieel.  Verschillende 

technologieën staan ter beschikking om te performance op orde te houden. Kennis over dedicated servers, het verdelen van processen over verschillende cpu's, load-balancing en virtualisatie, is breed voorhanden. Therp beschikt daarnaast ook over de specialistische know-how die is vereist voor het optimaliseren van de PostgreSQL database, de Python code zelf en de connectie tussen beiden.

Regels

Odoo kan zo ingeregeld worden, dat u voldoet aan de in uw branche populaire (ISO ) certificeringen. Therp beheert daarnaast voor Nederland de verzameling modules welke ontwikkeld zijn/worden om Odoo aan te laten sluiten bij onze wetten en gewoontes.  De zogenaamde Nederlandse localisatie. Dit gaat over (financiële) rapportages, inrichting grootboekschema, belasting, wetgeving en  electronische uitwisseling met banken of overheidsinstanties. Naast verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeboden modules, is Therp Odoo-historisch ook de grootste leverancier daarvan.

Grip

Verandering is de enige constante. Uw organisatie verandert mee. Economische voorwaarden en sociale omstandigheden wijzigen. Nieuwe onwikkelingen, hippe devices en geavanceerde toepassingen verschijnen. Diverse versies van Odoo dienen zich aan. Een zee van mogelijkheden, maar ook verwarring.
Behalve een ervaren implementatie-partner en gedegen support, bent u op zoek naar meer. Inzicht in uw wijzigende processen. Zinvolle rapportages met uw KPI's. Een gunstige kosten-baten balans . Een sparring partner. Een proof of concept. Creatieve ideeën. Duurzame afwegingen. Een second opinion. 

Succesfactoren Implementatie

Heldere visie bij de klantorganisatie

Zichtbare betrokkenheid van de directie

Neuzen medewerkers dezelfde kant op

Uitvoeren risico-analyse en het navolgende actieplan

Kundig in- en extern projectmanagement

Goedgekeurde implementatie volgorde en strategie

Opwaarderen organisatieprocessen is aan de orde

Interne inhoudelijke experts voldoende vrij gemaakt

Onderling vertrouwen tussen alle samenwerkende partijen

Aandacht voor correcte migratie van data uit, veelal, verouderde systemen

Evaluatie van tussenproducten en doelen

Training en begeleiding van (key)gebruikers

Toereikend budget